V mojej koučovacej praxi sa často stretávam so sťažnosťami typu: nemám čas na prácu, lebo stále ma niekto vyrušuje. Namiesto práce vytváram len reporty pre šéfa. Idem z jedného online stretnutia na druhé a svoju prácu odsúvam. Z práce idem unavený, ale veľa som toho neurobil. Ráno si stanovím pracovný cieľ, ale málokedy ho splním. Sú vám niektoré výroky povedomé? Ako znejú tie vaše?
Či už do práce dochádzate alebo pracujete z domu, všade na vás číhajú vyrušenia. Majú rôznu podobu a intenzitu, no rovnaký dôsledok. Tým je odkladanie dlhodobých úloh na neurčito, dokončovanie urgentných termínov na poslednú chvíľu, nulový priestor na tvorivé premýšľanie a to zas vedie k nízkej produktivite, frustrácii a myšlienkam, či nie je čas na zmenu práce. Ruku na srdce, kto chce byť takýmto zamestnancom a kto chce byť lídrom či šéfom v takej spoločnosti? Kam sa podeli kreatívny duch, priestor na vymýšľanie stratégie firmy či pocit, že všetko máte pod kontrolou?
Zdá sa, že v práci robíme všetko možné, len nie to, čo je jej náplňou a naším poslaním.
Mnohé z vyrušení sú externé a konkrétne tie elektronické viete pomerne jednoducho eliminovať. Stačí si vypnúť zvonenie na mobilnom telefóne. Dokonca v jednejštúdii Texaskej univerzity v Austinevedci zistili, že už len pohľad na váš vypnutý mobil na pracovnom stole oslabuje schopnosť sústrediť sa.
Vyrušenia sú nielen frustrujúce, zároveň však aj unavujúce. Sústredenie si totiž vyžaduje mnoho energie v podobe kyslíka a glukózy. Keď dovolíte, aby sa čo len miniporcia z nej venovala inej činnosti, únava sa dostavuje rýchlejšie. Zdroje energie sa totiž veľmi rýchlo vyčerpávajú.
Neurovedné okienko: Výpadky pozornosti tiež zhoršujú váš samotný výkon. Tieto výpadky aktivujú mediálny prefrontálny kortex, ktorý je činný vždy, keď rozmýšľate o sebe alebo iných ľuďoch. Zároveň je súčasťou default (predvolený) okruhu, ktorý jej aktívny, keď necháte svoju myseľ len tak blúdiť. Teda aj v pauze medzi mentálne náročnými aktivitami. Tento default okruh vás „núti“ viac sa zameriavať na svoje vnútro a všímať si, čo vás trápi alebo obťažuje.
A tieto úvahy zas vedú k tzv. vnútorným vyrušeniam.
Interné vyrušenia môžu byť myšlienky typu: mal som jej zavolať už včera; čo si dám dnes na obed?; tieto nohavice mi začínajú byť úzke; cítim sa choro.
Vyrušenia pri mentálnej práci vás môžu stáť až 15 minút času, kým sa opäť vrátite sústredení k pôvodnej úlohe.
Timing is everything
Načasovanie je všetko. Je kľúčové pre dokončenie úloh a cieľov a tiež pre využitie čo najväčšieho potenciálu, ktorý v sebe na danú úlohu máte.
Sústredenie je mentálne náročná činnosť. Na to, aby ste mohli byť „fokusovaní“ dostatočne dlho, potrebujete nerušené prostredie.
Tým sa dostávam k plánovaniu. Ako modelový príklad nám poslúži môj klient Lukáš, ktorý je manažérom menšieho obchodného tímu. (Meno je zmenené kvôli anonymite). Na naše stretnutia pravidelne prinášal tému produktivity, manažovania seba a času. Mal pocit, že naplno pracuje každú minútu dňa a pritom nevidí výsledky a je vyčerpaný. Vďaka koučovacím sedeniam – hlbokému premýšľaniu a skúšaniu nápadov v praxi – sme našli recept, ako môže byť efektívny a pritom sa necítiť večer unavený.
Uvádzam 5 krokový návod, ktorý vám pomôže naplánovať si denné aktivity tak, aby ste boli produktívni a zároveň spokojní.
1. Audit vášho kalendára
Či diára, zápisníka alebo plánovača. Čokoľvek, čo používate na plánovanie a zaznamenávanie aktivít, stretnutí a úloh. Ak žiadnu takúto pomôcku nepoužívate, začnite bodom 0 a to je zaobstaranie si diára. Nájdite si formu, ktorá vám vyhovuje. Píšete radšej perom na papier alebo klikáte do smartfónu? Zároveň by to naozaj mal byť váš pomocník, ktorý je jasný, prehľadný a vždy poruke.
Vráťme sa k auditu. Vyhraďte si podľa potreby niekoľko minút na zamyslenie sa a zodpovedanie nižšie uvedených otázok. Môžete odpovedať na všetky, alebo len na ich časť a tiež si môžete vymyslieť vlastné. Čím hlbšie sa do auditu ponoríte, tým vzácnejšie nápady objavíte.
Keď sa pozriete na aktivity uplynulých štyroch až ôsmich týždňov:
– aký je váš štýl plánovania?
– máte činnosti farebne rozdelené?
– aký typ úloh zapisujete?
– podľa akého vzorca plánujete?
– ktoré konkrétne aktivity prevládajú?
– volíte si ich sami alebo sú vám pridelené?
– ktoré vás posúvajú kariérne/osobnostne dopredu?
– ktoré tam musia byť uvedené, aj keď sa vám nepáčia?
– …
2. Veľké upratovanie
Tak, ako si raz za čas prípadne pravidelne urobíte poriadok v šatníku a vyhodíte príliš malé, príliš veľké, poškodené a nemódne kúsky, tak môžete triediť aj úlohy v diári.
Opäť si vyhraďte konkrétny čas na to, aby ste vyhodnotili, do ktorých kategórií patria jednotlivé aktivity.
Navrhujem tieto kategórie a opäť vás podporujem v tom, aby ste si vymysleli vlastné označenie alebo ich počet.
Základné delenie môže byť: pracovné a voľnočasové. Ďalej:
a) sú mi pridelené – patria sem všetky činnosti, ktoré vám pridelí niekto iný a nemáte kompetenciu ich zmeniť.
b) volím si ich sám a ženú ma vpred – aktivity, ktoré sa vám možno nie vždy chcú robiť a zároveň viete, že vďaka nim zlepšíte svoje zručnosti, priblížite sa k vysnívanej roli alebo naplníte vaše poslanie.
c) volím si ich sám a neposúvajú ma – väčšinou sú to činnosti, ktoré sú vám príjemné a ľahko s nimi prejdete pracovným dňom, no nemajú žiadny pozitívny dopad na vašu prácu ani intelektuálny stav.
d) „life-balance“ – aktivity venované rodine/priateľom/sebe.
…
Lukáš prišiel na to, že relatívne veľa času venoval aktivitám, ktoré jeho podnikanie nijako nerozvíjali a zároveň boli dôležité a potrebné. Tieto administratívne činnosti presunul na svoju asistentku. Môže sa to zdať ako jednoduchý krok. V tomto prípade Lukáš musel (a chcel) prekonať svoju predstavu o tom, že je nenahraditeľný a „všetko“ musí urobiť on sám. Delegovanie úloh mu pomohlo nájsť niekoľko hodín denne navyše, ktoré venoval rozvoju vlastných aj tímových zručností.
Ponúkam ďalšie podnety na zamyslenie:
– aká je vaša utkvelá predstava o samom sebe v pracovnom procese?
– ktoré činnosti sú tie príjemné a nemusíte ich robiť?
– čo by sa zmenilo vo vašej práci/podnikaní keby ste ich nasledujúci mesiac nahradili tými, čo vás posúvajú vpred?
3. Ukladanie do diára
Tento bod je samotnou esenciou úspešného plánovania a manažovania seba v čase.
Ide o plánovanie v blokoch. Zmyslom tejto metódy je, aby ste spájali do časových blokov rovnaké alebo podobné aktivity a tým nedelili svoju pozornosť na rôznorodé úlohy.
Kľúčom k tomuto systému je plánovanie aspoň týždeň vopred. Môže ísť o veľkú zmenu návyku, najmä pokiaľ ste doteraz plánovali minimum svojich aktivít. Preto si doprajte čas a buďte na sebe počas procesu zmeny vľúdni.
Lukášovi sa stávalo, že vykonával úlohy tak, ako „prišli“ a časom prestal mať prehľad aj kontrolu. Kalendár kontroloval jeho stretnutia aj úlohy a Lukáš bol „len“ ich vykonávateľ. Vyčerpaný a frustrovaný.
Rozdelené aktivity si môžete farebne označiť, aby ste jasne a rýchlo dali svojmu mozgu najavo, o aký typ činnosti ide.
Ako prvé do plánovača vložte tie, ktoré sú pevne dané niekým iným. Môže ísť o firemné termíny, porady, workshopy.
Porozmýšľajte, aké ďalšie skupiny úloh/stretnutí sa tematicky zhodujú a môžete ich pripojiť.
Lukáš napríklad rannú tímovú poradu spojil s krátkymi stretnutiami medzi štyrmi očami a tým jedno predpoludnie v týždni venuje len svojím spolupracovníkom.
Ďalším príkladom sú stretnutia s klientami. Zvykol ich mať „porozhadzované“ v diári viac náhodne než premyslene. Auditom zistil, že väčšina klientov sa s ním stretáva popoludní a navečer. Tieto časové bloky teda v prvom rade venuje len stretnutiam s nimi.
Výhodou plánovania v časových blokoch je, že každý deň má dopredu stanovený svoj rytmus a teda nemusíte ráno premýšľať, akou aktivitou začnete.
Ak sa stane, že počas dňa stratíte smer, ľahko ho nájdete práve v diári a vrátite sa k naplánovaným činnostiam.
4. Spätná väzba
Ideálne je, keď si na konci každého dňa spravíte prehľad, ako sa vám darilo jednotlivé úlohy napĺňať.
Otázky na zistenie, či ste si bloky správne rozvrhli:
– nastavil som si činnosti do blokov tak, že sa zhodujú s mojimi levelmi energie?
– kedy som kreatívny?
– koľko priestoru potrebujem na kreatívnu činnosť?
– kedy potrebujem menej náročné úlohy?
– ako často som sa nechal pri práci vyrušiť?
– na ktoré úlohy/stretnutia potrebujem viac alebo menej času?
– na koľko percent som s takýmto diárom spokojný?
– ako hodnotím využitie môjho času?
…
Lukáš si takto rýchlo potvrdil, že je najproduktívnejší, keď si do najväčších blokov naplánuje klientske stretnutia a skoré ranné a večerné hodiny venuje rozmýšľaniu nad stratégiou tímu a rozvojom podnikania.
5. Zdieľajte
Vyrušenia od spolupracovníkov či rodinných príslušníkov môžete jednoducho eliminovať tým, že svoj diár budete s nimi zdieľať. Veľmi jednoduchá a účinná metóda, ako dáte svojmu okoliu najavo, kedy máte preň priestor. Konkrétne bloky na (neformálne) stretnutia s kolegami môžete mať taktiež v kalendári viditeľne označené.
Neurovedné okienko: vedec H. Pashler prišiel na to, že keď figuranti robili dve mentálne úlohy naraz, malo to za následok pokles ich IQ na úroveň priemeru 8ročných.
Vedci tiež potvrdili, že pri mentálnych úlohách nie je multitasking príliš reálny. Vedie totiž k chybovosti a predĺženiu času na ich splnenie.
Plánovanie v blokoch pomáha mozgu byť v stave „flow“. Je to duševný stav, keď ste tak ponorení do svojej práce, že nič a nikto okolo vás neexistuje. Mozgové alfa vlny sa vtedy pohybujú pomalšie, vytvárajú priestor pre kreativitu a produktivitu.
To je odpoveď na otázku, prečo plánovanie v blokoch funguje.
Zmenou myslenia k zmene správania a želaným výsledkom.
David Rock, Your Brain at Work